海盐县推进工程项目档案数字化改革，从库存档案数字化到在建工程档案数字化，从竣工后整改验收到项目与档案同步移交，改革减少了重复提交材料16项，实现了验收和移交即办，缩短竣工到备案的时间约5天左右，走出了一条城建档案改革新路，为优化县域营商环境提供了保障。
一是库存档案数字化，服务企业“活起来”。2024年起启动库存档案数字化，并同步实施新增档案数字化。自我加压，将馆藏档案数字化工作纳入主管部门年度单位考核，至2024年底顺利完成了库存档案数字化。开展档案利用信息分析，摸清利用方向和需求点。根据近3年的利用分析，发现很多规模企业会频繁查阅调取消防验收、外商验资、改扩建项目原始竣工图、原材料合格证等档案资料。为此，根据企业需求制定了全套电子档案利用制度，已有15家企业上门拷贝该企业所有的建设工程电子档案。2024年，主动为县内7家企业上门送档案，为企业改扩建、装修、上市、验资等需要提供便利，减少企业线下频繁查档。
二是工程档案在线验收，服务企业“更主动”。实施“事前介入、事中简化、事后监管”的建设工程档案在线接收新举措，即开发启用档案在线接收系统，城建档案部门全程参与建设工程档案的指导、收集、验收、移交。事前介入，主动与各参建单位对接，建立项目在线支持、项目资料员微信群等线上服务，及时解答问题，指导、帮助工程参建单位做好工程文件的收集、整理和归档工作。事中简化，工程建设项目取得施工许可证后就可以分阶段进行线上申报验收，边施工边申报边验收，实现了项目竣工完成，档案验收基本同步。同时灵活运用“诚信承诺”“容缺办理”等机制，允许企业先通过档案验收后补齐资料。事后监管，针对特殊项目和“诚信承诺”“容缺办理”项目，建立工作台账，记录容缺材料清单，实行销号动态管理，督促建设单位在承诺期限内做好档案移交，确保建设工程档案100%进馆。2024年至今，已有23家企业享受了在线验收便利。
三是档案报送多跨协调，服务企业“减材料”。着力破解重复提交材料问题，减少企业困惑，多跨协同县城建档案馆、县住建局审批科、县建筑业管理中心，推动城建档案在线平台数据与建管智慧平台数据共享、竣工审批备案档案与工程档案资料共享，在不减少工程档案资料收集的前提下，切实让企业少跑腿、不重复提交材料。精简了项目的部分前期资料和部分竣工资料，由企业多头跑送转为系统内部流转，先后减少施工许可证、竣工备案表、竣工验收报告等材料目录16条。
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